BHS Corrugated Maschinen- und Anlagenbau – Modern Workplace mit starkem Partner aus der Region.

Herausforderung.

Die BHS Corrugated Maschinen- und Anlagenbau GmbH ist als führender Lösungsanbieter in der Wellpappenindustrie im letzten Jahrzehnt stark gewachsen. Nicht nur am Hauptstandort des Unternehmens in Weiherhammer, sondern an allen Standorten weltweit kamen neue Mitarbeitende hinzu. Für die Zusammenarbeit setzte BHS Corrugated bislang verschiedene Kommunikationsplattformen ein, doch diese konnten die Anforderungen an eine zeitgemäße, digitale und globale Zusammenarbeit nicht mehr ausreichend erfüllen. Ihre Administration war aufwendig und nicht mehr zeitgemäß. Mit einer zentralen, modernen Plattform wollte BHS Corrugated die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern. Außerdem wollte das Unternehmen alle Standorte miteinander verknüpfen und so die Kommunikation auf ein neues Level heben. Das Projekt „Modern Workplace“ war ins Leben gerufen.

Wir wollten unseren Mitarbeitenden eine zeitgemäße, digitale und globale Zusammenarbeit ermöglichen. Dazu wünschten wir uns eine einheitliche Kommunikationslösung, die einfach zu verwalten ist. Von entscheidender Bedeutung war uns bei diesem Projekt, es mit einem zentralen Ansprechpartner aus der Region abbilden zu können.

Benjamin Lanzendörfer, Senior IT Program Manager Digital Workplace, BHS Corrugated Maschinen- und Anlagenbau GmbH

BHS Corrugated klärte für dieses Projekt zunächst intern, welche Strategien und Ziele das Unternehmen langfristig mit den digitalen Arbeitsplätzen verfolgen will. Klar war: Microsoft 365 sollte die bisher eingesetzten Tools komplett ersetzen und damit sollten neue Kommunikationswege sowie eine innovative Zusammenarbeit entstehen. Wichtig war BHS Corrugated außerdem, bei der Umstellung die Kommunikation und den Mailverkehr zu keiner Zeit einzuschränken. Von Beginn an wollte das Unternehmen alle Kolleg:innen in das Projekt involvieren. Die Fachbereiche, die IT, der Betriebsrat und der Fachbereich Datenschutz und Datensicherheit sollten ihre Blickwinkel unbedingt einbringen und gemeinsam das Projekt ausarbeiten. Eine große Herausforderung für alle Beteiligten war der Beginn der Covid-19-Pandemie im März 2020. Von heute auf morgen mussten die Verwaltungsangestellten weltweit ins Homeoffice und von dort sämtliche Projektthemen aus der Ferne und doch gemeinsam durchführen.

Lösung.

Auf der Suche nach einem Partner für das „Modern Workplace“-Projekt ging BHS Corrugated auf Bechtle zu. Der IT-Partner vor Ort vereint die Kompetenzen der gesamten Bechtle Gruppe und stellt sie zielgerichtet bereit. Auf diese Weise hatte BHS Corrugated einen zentralen, regionalen Ansprechpartner für die vielen Spezialisten bei Bechtle. Gemeinsam mit der Bechtle Tochter HanseVision war außerdem ein Spezialist für die Transformation von alten Arbeitsumgebungen in „Modern Workplace“-Lösungen mit an Bord. HanseVision begleitete BHS Corrugated bei der Migration der bestehenden Mailumgebung in die Microsoft 365 Services und Exchange Online, sowie die Einführung von SharePoint, Microsoft Teams und Outlook. Ein von Bechtle und HanseVision erprobtes Framework ergab den Leitfaden für die Umsetzung: Eine klare Zieldefinition, Anforderungsaufnahme, die Rahmenbedingungen und Festlegung von Spielregeln kamen zentral von Bechtle. Bei der Umsetzung wusste jeder, was wie gestaltet werden muss, während HanseVision und Bechtle das Zeit-, Budget-, Kosten- und Ressourcen-Controlling übernahmen. So wurde dem Projekt seine enorme Komplexität genommen und die vielen Teilprojekte gelangen problemlos und ohne Ausfall. Die Umstellung bei den weltweiten Standorten von BHS Corrugated, darunter welche in China, USA und Brasilien, gelang jeweils über ein Wochenende – teils ohne Personal vor Ort. Die Active Directory-Migration und die Messaging-Migration gelangen problemlos. Und auch beim Technologiewechsel von Lotus Notes auf Outlook begleitete HanseVision die Mitarbeitenden. So gelang der Umstieg nicht nur technisch, sondern auch direkt bei den Menschen im Umgang mit dem Mailprogramm. Zur Active Directory-Konsolidierung setzte Bechtle den AD Migrator von Quest ein, zur Messaging-Migration den Quest Notes Migrator. Weitere Add-On Tools, etwa der von HanseVision eingesetzte Smart Permission Helper, erleichterten die Projektumsetzung ebenfalls. Alle nicht in Microsoft 365 enthaltenen Anforderungen wurden durch zusätzliche Add-On Tools bereitgestellt. Als Sicherungssoftware kam etwa COMMVAULT zum Einsatz. Das erweiterte Ressourcenmanagement und Catering setzte Bechtle mit Resource Central der Firma Add-On um.

Vorteile/Nutzen.

Mit der kompetenten Unterstützung durch Bechtle und HanseVision behielt BHS Corrugated die Vision und die Ziele des Projekts „Modern Workplace“ immer im Auge und setzte sie zielgenau um. Mit den neuen, digitalen Arbeitsplätzen können alle Mitarbeitenden noch effizienter zusammenarbeiten und besser kommunizieren – weltweit. BHS Corrugated ist damit näher an den Kunden und kann schneller und genauer auf deren individuellen Bedürfnisse eingehen.