TOI TOI & DIXI – Einfach per App: Digitale Arbeitsplatzwahl und -buchung für TOI TOI & DIXI.

Auf Baustellen, Veranstaltungen oder freier Flur: Mobil eingesetzte Toilettenkabinen und -wagen sowie Sanitär- und Raumcontainer oder Sicherungszäune kommen meist von der TOI TOI & DIXI Group GmbH. Zum Weltmarktführer für mobile anschlussfreie Sanitäreinheiten gehören unter anderem Marken wie DIXI® und TOI TOI®. In Deutschland arbeitet TOI TOI & DIXI Sanitärsysteme an insgesamt 122 Servicestandorten. In Ratingen, am Standort der Konzern-Zentrale, können Mitarbeitende mit der auf die reale Raumsituation angepassten Platzbuchungsapp von Bechtle einen der freien Arbeitsplätze buchen, bevor sie ins Büro kommen.

Projektdaten.

  • Software
  • Handel / Dienstleistungen
  • Microsoft
  • > 1.500 Mitarbeitende

Herausforderung.

Erst 1973 wurden mobile Toiletten vom in Deutschland lebenden US-Amerikaner Fred Edwards unter dem Markennamen DIXI® erfunden. Heute sind sie wie die später in Deutschland produzierten TOI TOI®-Kabinen und Sanitärcontainer auf Baustellen oder Großveranstaltungen nicht mehr wegzudenken. Im Jahr 1997 fusionierten die Marken DIXI® und TOI TOI® zur ADCO-Unternehmensgruppe, heute TOI TOI & DIXI Group. Sie stellt die Toilettenhäuschen und -container nicht nur her, sie vermietet und reinigt sie auch. Mehr als 4.000 Mitarbeitende sind dazu weltweit jeden Tag im Einsatz.

Stammsitz des Weltmarktführers für mobile Sanitäreinheiten ist allerdings auch weiterhin Ratingen bei Düsseldorf. Dort haben die Mitarbeitenden neben den festen Arbeitsplätzen in den jeweiligen Abteilungen auch die Möglichkeit, einen sogenannten Hot Desk zu besetzen. Diesen teilen sich mehrere Personen. Als nach der Homeoffice-Phase während der Corona-Pandemie 2021 die Mitarbeitenden von der TOI TOI & DIXI Group wieder vermehrt ins Büro kamen, musste sich etwas ändern, um alles gesetzeskonform zu handhaben. Anstatt sich einfach an einen der freien Hot Desks zu setzen, musste jeder Tisch vorher reserviert werden. So wollte die Unternehmensgruppe eine Überbelegung der Räume vermeiden. Die TOI TOI & DIXI Group suchte daher nach einer Platzbuchungslösung, die eine zentrale Übersicht der verfügbaren Arbeitsplätze bietet und mit der die Arbeitsplätze für einen wählbaren Zeitraum reserviert werden können. Die Buchungsberechtigungen wünschte sich die TOI TOI & DIXI Group auf Abteilungsbasis. Das alles sollte möglichst automatisch und damit ohne viele manuelle Eingriffe erfolgen.


 

Mit der Bechtle Platzbuchungsapp haben wir einen weiteren Geschäftsprozess digitalisiert: Die Platzwahl, die Raumbuchungen und das Kontakt-Reporting funktionieren jetzt direkt per App. Anhand einer von Bechtle zur Verfügung gestellten Testversion mit drei Arbeitsplätzen konnten wir die Funktionen testen und an unsere Bedürfnisse anpassen. Da zeigte sich Bechtle extrem flexibel. Schlussendlich setzte Bechtle dann die App sehr schnell um, sodass wir den gesetzlichen Covid-19-Bestimmungen immer entsprechen können.

 

Noël Fyen, IT Business Partner Manager, TOI TOI & DIXI Group GmbH


 

Lösung.

Bechtle hatte dafür genau die passende Lösung parat: Die neu entwickelte Bechtle Platzbuchungsapp auf Basis von Microsoft PowerApps bildet die Geschäftsräume von Unternehmen personalisiert digital ab. Sie ist als Microsoft Anwendung einfach und von überall aus zu bedienen. Mit ihr können Unternehmen den gesetzlichen Covid-19-Auflagen nachkommen: Bei Bedarf und in Absprache mit dem Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten lassen sich mit dem Kontakt-Reporting der App sogar Infektionsketten nachverfolgen. Genau so etwas suchte die TOI TOI & DIXI Group, denn Microsoft Office 365 befindet sich dort schon im Einsatz und PowerApps ist ein Teil dieses Softwarepakets. Bechtle erarbeitete deshalb ein Konzept für die Unternehmensgruppe auf Basis der PowerApps Eigenentwicklung, die bereits bei vielen Kunden von Bechtle im Einsatz ist.

Zunächst pflegten die Fachleute von Bechtle die Raumpläne der Zentrale in Ratingen in die App ein. In einer passenden Benutzeroberfläche können die Mitarbeitenden von der TOI TOI & DIXI Group dadurch ihre Räume und verfügbaren Plätze direkt einsehen. Neue Buchungen legt die App in einer Sharepoint-Liste ab und überprüft, ob der Platz zum angegebenen Zeitpunkt bereits besetzt oder noch frei ist. Auch nachträglich kann die TOI TOI & DIXI Group abfragen, wer mit wem zu einem gewissen Zeitraum im Büro saß. Um ein Team zu bilden, zeigt die App auch die Namen der Reservierenden an. Auf Platzebene können die Mitarbeitenden den Kalender für einen bestimmten Platz aufrufen und so erkennen, wann welche Kollegin oder Kollege dort sitzt. Außerdem ist die Buchung eines ganzen Zeitraums über Tage hinweg möglich. Um Missbrauch oder Fehlbuchungen im falschen Team zu vermeiden, implementiert Bechtle noch ein Berechtigungskonzept in der App, die alle Mitarbeitenden einer Abteilung zuordnet.

Die gesamte Lösung setzte Bechtle in nur wenigen Tagen um. Die TOI TOI & DIXI Group greift auf sie über den Bechtle eigenen Azure Tenant zu. Die Cloud-Technik stellt sicher, dass die Platzbuchungsapp stets einsatzbereit ist. Bechtle steht der TOI TOI & DIXI Group zwar auch weiterhin für Anpassungen zur Verfügung, grundätzlich ist aber die Unternehmensgruppe selbst in der Lage, mit dem WYSIWYG-Editor von PowerApps neue Plätze einzufügen oder andere Änderungen vorzunehmen.

Vorteile/Nutzen.

Mit der Platzbuchungsapp von Bechtle kann die TOI TOI & DIXI Group jeden Arbeitsplatz einsehen, frei buchen lassen und Kontakte im Büro nachverfolgen. Die App ist einfach zu bedienen, kann schnell auch durch die TOI TOI & DIXI Group selbst verändert und so auch in Zukunft auf neue Gegebenheiten angepasst werden.

Ausführliche Referenz.

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