IHK Karlsruhe – Weg vom Papier: IHK Karlsruhe nutzt Power Automate für automatisierte Abläufe.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Karlsruhe ist Berater, Dienstleister und Interessenvertreter für rund 68.000 Mitgliedsunternehmen. Mit ihren Aktivitäten in Politik und Verwaltung verleiht sie der regionalen Wirtschaft im Stadt- und Landkreis Karlsruhe, in Baden-Baden und dem Landkreis Rastatt eine gewichtige Stimme. Sie organisiert unter anderem die Berufsbildung und berät ihre Mitglieder zu allen wirtschaftsrelevanten Fragen. Als einzelne Prozesse der Verwaltung automatisiert werden sollten, erstellte die IHK Karlsruhe mit Bechtle mittels Microsoft Power Automate zwei Anwendungen und lernte dabei, Power Automate einzusetzen.

Projektdaten.

  • Software
  • Modern Workplace
  • Handel / Dienstleistungen
  • Öffentliche Auftraggeber
  • Microsoft
  • < 250 Mitarbeitende

Herausforderung.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Karlsruhe vertritt das Gesamtinteresse ihrer beinahe 68.000 Mitglieder und damit der regionalen Wirtschaft in Stadt und Landkreis Karlsruhe, der Stadt Baden-Baden sowie dem Landkreis Rastatt. Ihre Aufgaben umfassen vielfältige Serviceleistungen und sind teils vom Gesetzgeber übertragen. Sie setzt sich außerdem für gute Standortbedingungen in der TechnologieRegion Karlsruhe ein und berät Politik und Verwaltung durch Stellungnahmen in wirtschaftlichen Fragen.

Die knapp 130 Mitarbeitenden der IHK Karlsruhe helfen den Unternehmerinnen und Unternehmern der Region dabei, den Nachwuchs zu qualifizieren, Energiekosten zu senken und für Innovationen die richtigen Partner zu finden. Sie beraten, informieren und bilden aus. Sie nehmen Prüfungen ab und vereidigen Sachverständige. Um dabei so effizient wie möglich zu arbeiten, suchte die IHK Karlsruhe eine Lösung, die einzelne Geschäftsprozesse automatisiert und damit optimiert. 

In einem Grundlagenworkshop von Bechtle zu den Themen Microsoft Power Apps und Power Automate wurde die IHK Karlsruhe fündig. Mit Power Automate sah die IT der Kammer die Chance, einzelne Prozesse innerhalb ihres Microsoft basierten IT-Umfelds so zu automatisieren, dass Papierfreigaben damit entfallen. Den Anfang sollten die Genehmigung der Kreditkartennutzung und die Bestellung von Büroausstattung sowie Hardware machen. Die beiden Bedarfsmeldungen wollte die IHK Karlsruhe zukünftig digital ausfüllen und automatisch an die Vorgesetzten und zuständigen Abteilungen weiterleiten lassen. Power Automate konnte dies gut abbilden und vereinheitlichen.


 

Durch eine Schulung von Bechtle wurden wir auf Microsoft Power Automate aufmerksam. Schon lange suchten wir nach einer Lösung, unsere papierbasierten Prozesse zu digitalisieren. Mit Microsoft Power Automate, Power Apps und SharePoint Online ist das möglich. In einem Workshop entwickelten wir mit Bechtle die ersten Modelle und lernten die Funktionen und Handhabung kennen. Sehr schnell konnten wir Prozesse selbst modellieren. Bechtle steht uns natürlich weiter beratend für neue Anforderungen und Problemlösungen zur Seite.

 

Thorsten Gloss, Bereichsleiter Software und Digitalisierung, IHK Karlsruhe


 

Lösung.

Die Fachleute von Bechtle führten zunächst einen Tagesworkshop mit der IHK Karlsruhe durch, in dem beide gewünschten Prozesse gemeinsam ausgearbeitet und von Bechtle digital modelliert wurden. Bechtle passte sie an die neue Technologie an und baute daraus einen ersten Build. Dazu programmierten die Fachleute mit Microsoft Power Apps und Power Automate zuerst eine Testumgebung für die Kreditkartennutzung und die Bestellung von Büromaterialien. Diese wurde dann in eine Produktivumgebung migriert.

Die Erstellung der Prozesse in Power Automate geschah direkt bei und mit der IHK Karlsruhe. Während der gemeinsamen Arbeit an den beiden Prozessautomatisierungen lernten die IT-Mitarbeitenden der IHK, Power Apps und Power Automate selbst ein- und umzusetzen. Schließlich übergab Bechtle die beiden Prozesse in den Regelbetrieb, sodass sie im Geschäftsalltag der IHK Karlsruhe direkt genutzt werden können.

Für die Unterstützung bei weiteren Automatisierungen durch Power Apps und Power Automate schloss die IHK Karlsruhe mit Bechtle einen eigenen Auftrag ab. Bechtle steht der IHK Karlsruhe, wenn diese ihre nächsten Prozesse in Power Apps und Power Automate selbst umsetzt, bei Fragen und Problemen zur Verfügung. Geplant sind etwa die automatische Zusammenstellung von Unterlagen für den Mitarbeitendeneinstieg und die automatische Benachrichtigung der Zuständigen.

Vorteile/Nutzen.

Die von Bechtle umgesetzten Automatisierungen über Microsoft Power Apps und Power Automate reduzierten der IHK Karlsruhe zwei zeitaufwendige Papierprozesse. Anstatt manuell die Erlaubnis für die Anschaffung bestimmter Waren oder die Verwendung der firmeneigenen Kreditkarte einzuholen, geht dies nun mit wenigen Klicks. Die in Microsoft umgesetzten Automatisierungen steigerten den Automatisierungsgrad der Kammer. Weitere Abläufe diverser Prozesse kann die IHK inzwischen selbst mit den beiden Anwendungen automatisieren. Bechtle steht ihr dabei mit Rat und Tat zur Seite. 

Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@bechtle.com oder rufen Sie uns an: Telefon +49 7132 981-1600. 

 

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