SWN Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH – Mit PowerApps zum digitalen mobilen Auftragsbearbeitungssystem.

Die SWN Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH (SWN Beteiligungen) ist ein rein kommunaler Konzern, der zu 100 Prozent der Stadt Neumünster gehört. Sie steuert die SWN Stadtwerke Neumünster GmbH, die SWN Entsorgung GmbH, die SWN Bäder und Freizeit GmbH und die SWN Verkehr GmbH. Seit einigen Jahren verändert SWN die Arbeitsabläufe und Strukturen. Technik und Mensch sollen sich ergänzen. Für die Auftragsbearbeitung der Monteure schuf Bechtle eine cloudbasierte mobile App. Erstellt mit Microsoft PowerApps, schafft die App eine Schnittstelle in das bestehende On-Premises-System.

Projektdaten.

  • Software
  • Professional Services
  • Öffentliche Auftraggeber
  • Microsoft
  • 250 > 1.500 Mitarbeiter

Herausforderung.

Die SWN Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH (SWN Beteiligungen) ist mit ihren Tochterfirmen eine zuverlässige Größe für die Lebensqualität in und um Neumünster. Der Konzern steuert in seiner Holdingfunktion die Stadtwerke, die Entsorgung, die Bäder und den Verkehr. Außerdem liefert er Strom, Gas und Wärme für die Stadt Neumünster und die Region. Im Rahmen einer umfassenden Digitalisierung denkt SWN ganzheitlich neu. Der spartenübergreifende Datenaustausch zwischen den Geschäftsfeldern und die Automatisierung vieler Prozesse sind dabei wichtige Eckpfeiler, um qualitativ besser und effizienter arbeiten zu können. Dabei steht die Kundenzufriedenheit immer im Mittelpunkt.

Ein Beispiel: Wenn die Techniker der SWN einen Hausanschluss umsetzten, nahmen sie die Daten bis 2017 vor Ort manuell auf. Zurück im Unternehmen übertrugen Mitarbeiter diese in ein Datensystem. Verschiedene Softwaretools kamen dabei zum Einsatz, es kam zu vielen Medienbrüchen und hierdurch zwangsweise auch zu Fehlern. Das sollte sich ändern. Der Fachbereich suchte eine einheitliche digitale Lösung, mit der die Techniker ihre Aufträge einsehen, Arbeit dokumentieren und Zeiten erfassen können. Diese wiederum sollte automatisch an ein Abrechnungssystem weitergeleitet werden. SWN wünschte sich eine mobile App, die bei Bedarf die hauseigene IT selbst ergänzen und verbessern kann.


Mit der zunehmenden Digitalisierung können wir Prozesse in unserem Unternehmen ganzheitlich neu denken. Für unsere Außendienstmonteure suchten wir beispielsweise eine digitale Anbindung an die Auftragsbearbeitung mit entsprechenden Automatismen. Die mit PowerApps von Bechtle erstellte mobile App automatisiert die Arbeit vor Ort nun enorm. Sie ist komfortabel, spart Zeit und Kosten und lässt sich gut weiterentwickeln. Die App ist so gut gelungen, dass wir bereits an einem Folgeprojekt mit Bechtle arbeiten.

Frank Wehmann, IT-Leitung, SWN Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH


Lösung.

Gemeinsam mit Bechtle prüfte SWN, ob eine solche mobile App mit PowerApps von Microsoft realisierbar ist. Bechtle analysierte dazu den Ist-Zustand und sichtete die Datenbestände. Schnell war klar, dass die On-Premises liegenden Daten in SharePoint Online übertragen werden müssen, um mit der mobilen App sinnvoll und kostengünstig zu arbeiten. Bechtle schuf dazu eine Schnittstelle mit Azure Logic Apps, um die Auftragsdaten aus dem On-Premises-System nach SharePoint Online zu übertragen und die über die mobile App erfassten Zeiten zurück in das Buchhaltungssystem der SWN zu spielen. Die Experten von Bechtle programmierten das System so, dass der Datenabgleich jeweils nachts stattfindet. Zeitgleich konzipierte die Fachabteilung von SWN mithilfe von PowerApps einen Dummy der App mit allen gewünschten Eigenschaften, woraus Bechtle in kürzester Zeit einen funktionalen Prototypen auf Basis von PowerApps, SharePoint Online, Logic Apps und PowerAutomate erstellte. Gemeinsam testeten IT und Fachbereich der SWN diesen intensiv und entwickelten die App zusammen mit Bechtle weiter. Einzeltests im realen Einsatz zeigten den Technikern, der IT und Bechtle schließlich, welche Funktionen noch benötigt oder ergänzt werden müssen.

Viele Wünsche arbeitete Bechtle direkt im laufenden Projekt mit PowerApps schon ein: Die Techniker können die ihnen zugeteilten Aufträge in der App sehen, eine Zeiterfassung mit passendem Status vornehmen und Bilder sowie andere Dokumente hochladen, um Dinge zu dokumentieren. Die Daten und Fotos kann die Disposition in Echtzeit einsehen, sodass bei Kundenrückfragen transparent Informationen weitergegeben werden können. Ist kein Empfang vorhanden, erfasst die App die Daten offline und überträgt sie zu einem späteren Zeitpunkt. Weitere Wünsche und Neuerungen der SWN wurden gesammelt, um diese in einem Folgeprojekt umzusetzen.

Vorteile/Nutzen.

Die von Bechtle erstellte mobile App ist ein perfekt auf die Anforderungen von SWN zugeschnittenes mobiles Auftragsbearbeitungssystem. Es ist effizienter, schneller und moderner als die bisher manuell und auf Papier durchgeführte Auftragserfassung. Die App bildet die gesamte Logik der Daten von SWN ab und lässt gar nicht erst zu, dass Daten fehlerhaft erfasst werden. Dadurch spart SWN viel Zeit und noch mehr Kosten. Dank der Dokumentation von Bechtle und teilweisem Shadow Programming kann SWN kleinere Anpassungen selbst vornehmen. Alle größeren Änderungen und noch nicht umgesetzte Funktionen geht SWN in Kürze mit den Experten von Bechtle in einem weiteren Projekt an.

Ausführliche Referenz.

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