Modern Workplace 21.07.2020

Büro 4.0 – Das Zusammenspiel von Digitalisierung und innovativen Raumkonzepten.

Modern Workplace, New Work, dezentrale Zusammenarbeit und neue Arbeitslandschaften – Stichwörter, die die moderne Arbeitswelt beeinflussen und Unternehmen zum Handeln zwingen. Der War for Talents geht in die nächste Runde. Die Anforderungen der Arbeitnehmer steigen und die Digitalisierung gibt den Takt vor. Der Arbeitsalltag wird stetig komplexer und erfordert neue Arbeitsumgebungen. Denn Fakt ist: Eine ideale Arbeitsumgebung ist notwendig, um produktiv zu arbeiten und fördert außerdem das Wohlbefinden der Mitarbeiter – und damit die Motivation und Zufriedenheit. Dabei ist die Ausstattung mit moderner Technik nur eine Seite der Medaille – Ergonomie und innovative Raumkonzepte spielen ebenso eine große Rolle und werden leider noch viel zu häufig unterschätzt.

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Patricia Reichel
Marketing

Die Digitalisierung und die weltweiten Entwicklungen führen dazu, dass Arbeitnehmer vermehrt mobil arbeiten. Wir brauchen scheinbar keine festen Arbeitsplätze mehr – denn Arbeiten können wir von überall. Eine These, die zwar stimmt, aber in der Realität (noch) nicht ganz umsetzbar ist. Ein weiterer Aspekt: Viele Arbeitnehmer bevorzugen trotzdem das Arbeiten vom Büro aus – ohne Ablenkungen des alltäglichen Lebens, aber mit einer gewissen Flexibilität. Das Büro 4.0 sollte multifunktional und modern sein, der Ergonomie Rechnung tragen und zum Verweilen einladen. Das fördert Kreativität und Motivation. Stationäre Technik wird durch mobile Geräte ersetzt: Smartphone, Laptop und Tablet gehören zur neuen Ausstattung und ermöglichen die Nutzung verschiedener Arbeitsplätze innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Produktiver auf allen Ebenen.

Die Digitalisierung macht vor niemandem halt. Nicht nur zwischen den Altersgruppen ist der Stand der Digitalisierung unterschiedlich, sondern ebenso in verschiedenen Branchen oder Berufsbildern. Auch zwischen Wettbewerbern gibt es große Lücken und damit früher oder später einen Gewinner. Doch was ist der Grund? Wieso sind nicht alle auf demselben Stand? Verunsicherung spielt häufig eine große Rolle und nahm in letzter Zeit stark zu. Die Mitarbeiter gezwungenermaßen ins Homeoffice zu schicken – funktioniert das? Wo steht mein Unternehmen, was benötige ich und was hilft meinen Mitarbeitern produktiv zu arbeiten und gegenwärtige Herausforderungen zu meistern? Digitalisierung liegt schon lange nicht mehr in weiter Ferne, sondern ist ganz nah – und spätestens seit März 2020 ist klar, dass sich auch der letzte Unternehmer um einen Modern Digital Workplace kümmern sollte.

Für jeden Arbeitsplatz, jeden Arbeitsstil und jede Aufgabe gibt es eine passende Lösung. Dabei gilt es zunächst, den derzeitigen Stand zu analysieren und die zukünftige IT-Landschaft zu skizzieren. Bedarfsgerechte IT-Infrastruktur bildet das Rückgrat des Unternehmens, um mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Nur so lassen sich Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz erhöhen. Gleichzeitig werden Kosten gesenkt und die Produktivität gesteigert. Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben, von überall aus zu arbeiten – sicher, effektiv und unabhängig von dem eingesetzten Endgerät.

Zukunft braucht Raum.

Doch was passiert dann mit all den großen Bürokomplexen, wenn jeder arbeiten kann, wo er möchte? Das Büro hat nicht ausgedient. Es bleibt nur nicht so bleiben, wie wir es bisher kennen – oder besser gesagt, es sollte nicht so bleiben!

Wiederkehrende Arbeiten werden digitalisiert und klassische Schreibarbeiten können im Homeoffice erledigt werden. Schwieriger wird es bei den notwendigen Kernaufgaben des Geschäfts, die weiterhin am Unternehmensstandort verrichtet werden – und das ist auch gut so! Der Gang in das Bürogebäude wird somit zu einer bewussten Entscheidung und hält die Mitarbeiter zusammen. Der Plausch in der Kaffeeküche oder kreatives Brainstorming – all das ist wichtig und notwendig für einen produktiven Arbeitsalltag.

Durch mobiles Arbeiten und moderne Technik ist es jedoch nicht mehr nötig, Mitarbeitern dauerhaft feste Arbeitsplätze zuzuweisen – funktions- und bereichsübergreifendes Arbeiten ist die Devise. Starre Strukturen gehören der Vergangenheit an. Wo Mitarbeiter sich entfalten sollen, Kreativität gefragt ist und der Wohlfühlfaktor auch am Arbeitsplatz hoch sein soll, passen keine festen Arbeitsbereiche. Und das sollte sich in den Büros widerspiegeln: flexible Arbeitslandschaften, Think Tanks, Work-Cafés und private Nischen. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt – wortwörtlich.

Insbesondere für die Teamarbeit sind solche Spots nicht nur Treffpunkte für die nächste Pause, sondern dienen als Freiräume für die Entwicklung kreativer Ideen und Prozesse. Dennoch: Menschen kommen ins Büro, um zu arbeiten.

Bei all der Ästhetik und den Spielereien sollten Arbeitsbereiche trotzdem funktional sein und lediglich den Workflow der eigenen Arbeit bestmöglich unterstützen. Denn niemand möchte, dass andere bei geschäftlichen Gesprächen mithören oder vertrauliche Dokumente leicht einsehbar sind. Oftmals reichen hier schon dämpfende Bodenbeläge, spezielle Trennwände oder eben die richtigen Möbel. Optik und Nutzen sollten sich bestmöglich ergänzen und erfordern ein ganzheitliches Konzept.

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