Herausforderung.
Als kommunale Energieversorgerin und innovative Dienstleisterin gehört die MEGA Monheimer Elektrizitäts- und Gasversorgung GmbH (kurz: die MEGA) zu Monheim wie sonst nur der Rhein. Sie versorgt Monheim mit Gas, Elektrizität und schnellem Internet. Die Lösung ELOprofessional setzte die MEGA bislang nur als Archivsystem für Unterlagen ein: Technische Bauakten, Formulare, Aufmaß und die gesamte Korrespondenz etwa für einen Stromanschluss scannte man und legte alles digital in ELO ab. Doch dann suchte die MEGA eine Lösung für den digitalen Rechnungseingang. Das Ziel: die Laufzeiten der Rechnungen zu beschleunigen, die Transparenz über Zahlungsläufe für alle Beteiligten zu verbessern. Als die MEGA den langjährigen Partner Bechtle dazu anfragte, war für Bechtle die Lösung klar: ELO konnte all das und noch viel mehr, was die MEGA sich wünschte. Denn mit den in ELO enthaltenen Modulen digitalisiert das Enterprise Content Management System (ECM) eine Vielzahl der Geschäftsprozesse von der Bedarfsanforderung über den Einkauf, die Rechnungsfreigabe, die Inventarisierung bis hin zum Beschwerdemanagement, der Bauakte, dem Posteingang und dem Recruiting. Die MEGA verglich die von Bechtle in einem Workshop vorgestellte Lösung mit anderen Produkten am Markt und wusste schnell: Bei ELO passt einfach alles zum Unternehmen. Und was es noch nicht gab, konnte Bechtle selbst entwickeln.
Als wir eine Lösung für die Digitalisierung unseres Rechnungseingangs suchten, zeigte uns Bechtle auf, wie es gehen kann – mit ELO. Mit Bechtle und ELO digitalisieren wir inzwischen aber viel mehr als nur den Rechnungseingang – nahezu alle Workflows werden digital. Unsere Erfahrungen dabei? Durchweg positiv! Die Kommunikation mit Bechtle ist richtig gut, die Umsetzung erfolgt sehr schnell. Alle unsere Anforderungen sind rasch erledigt. Wir wissen inzwischen: Wir haben den besten Partner gefunden, den wir uns in diesem Bereich vorstellen können.
Matthias Meliß, Teamleiter IT, Teamleiter Auftrags- und Materialwirtschaft, MEGA Monheimer Elektrizitäts- und Gasversorgung GmbH
Lösung.
Weil die bisher eingesetzte Version von ELO aktualisiert werden musste, nutzte die MEGA das Update gleich für den Beginn der Workflow-Digitalisierung. Mit dem aktuellen ELOprofessional setzte die MEGA auch gleich neue Server ein, importierte alle alten Daten in die neue Version und startete im Sommer 2019 mit einem Anforderungskatalog. Anfangs ging es rein um die Digitalisierung des Rechnungseingangs. Rechnungen sollten digital abgelegt, geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Dazu setzte Bechtle im Winter 2019 den bisher analogen Prozess mit einer ganzen Reihe von Optimierungen in ELO um. Doch dann kam die Corona-Pandemie und die Digitalisierung musste schneller als geplant voranschreiten. Mit einer nahezu fertigen Lösung startete die MEGA im März 2020 das digitale Arbeiten. Dennoch klappte der Übergang reibungslos und die MEGA wuchs mit den Aufgaben: Nach der ersten Digitalisierung wurde feinjustiert. Bald gab es neue Wünsche, die Bechtle umsetzte. Bechtle baute kleinere Programmierungen ein und passte die digitalen Workflows in ELO im laufenden Betrieb an, damit sie für alle Beteiligten effizienter sind. Schnell merkte man bei der MEGA: Digital geht vieles, was analog nicht möglich war. Inzwischen sind sogar Rechnungen transparent nachzuverfolgen – durch die umgesetzte Anbindung des ERP-Systems lima mit ELO.
Sekundengenau wird dargestellt, welche Kontierung, welcher Zahllauf etc. gemacht wurden. So sieht jeder im Workflow Beteiligte, ob Zahlungen erfolgt sind – oder eben nicht. Keiner muss mehr aufwendig in der Buchhaltung nachfragen. Alle Optimierungen von ELO laufen dabei in enger Abstimmung zwischen der MEGA und Bechtle. In einem wöchentlichen Meeting besprechen sie neue Ideen, die Bechtle zeitnah umsetzt. So entwickelt sich die MEGA immer weiter, bis alle Prozesse digitalisiert sind, und verwendet dabei die unterschiedlichsten ELO Module wie digitaler Posteingang, Rechnungseingang, Bedarfsanforderung, Vertragswesen, Bewerbermanagement, Personalakte und ELO Analytics (für die komplette Datenauswertung). ELO sendet auch Bewerbungen direkt an die passende Stelle – datenschutzkonform, denn sie werden nur in ELO gespeichert und können dort auch bei einer Absage zentral gelöscht werden. Bechtle entwickelte außerdem ein Inventarisierungstool und ein Formular für das digitale Beschwerdemanagement, um dieses geregelt ablaufen zu lassen. Inzwischen hat MEGA 100 ELO User im Einsatz. Die Bauakten scannt man bei der MEGA heute nicht mehr nur ein, sie werden automatisch an verschiedene Programme angebunden. Dokumente speichert die MEGA nicht mehr an vielen Stellen, sondern zentral auf einem FTP-Server ab. Wird das Dokument geändert, greift die Webseite des Energieversorgers nur noch auf dieses eine Dokument zu und stellt es zum Download bereit.
Vorteile/Nutzen.
Die durch Bechtle bei der MEGA Monheimer Elektrizitäts- und Gasversorgung GmbH realisierte Digitalisierung mit ELO spart bares Geld. Wenn Rechnungen beispielsweise schnell abgearbeitet werden, kann das Skonto dank der schnellen Bearbeitung immer gezogen werden. Papierausdrucke sind kaum noch notwendig. Und alles läuft bei der MEGA dank ELO schneller: Bestellungen, Bedarfsanforderungen und Rechnungszahlung. Die Prozesse sind transparent und für alle nachvollziehbar – schnell und mit einem Klick. In Kürze wird auch die Wirtschaftsplanung mit Bestellung und Bedarf gekoppelt, um noch effizienter zu arbeiten.