Herausforderung.
Das Staatstheater Braunschweig organisiert und veranstaltet eine Vielzahl von spartenübergreifenden Veranstaltungen. Das vielfältige Programm umfasst Schauspiel, Musiktheater, Tanz, Konzert und Junges Staatstheater. Daneben gibt es zahlreiche Gastspiele und Vermietungen, die allesamt eine umfangreiche Verwaltung erfordern. Bislang wurde von der Kalkulation über das Angebot bis zur Umsetzung alles papierbasiert und manuell abgewickelt. Dies führte jedoch zu langen Laufzeiten der Dokumente innerhalb des Staatstheaters und war fehleranfällig. Jede Anfrage musste einzeln bearbeitet, kalkuliert, geprüft und genehmigt werden. Dazu gehörte auch die Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen wie Bühnenbau, Einkauf, Marketing und Besucherservice sowie aller genehmigungsrelevanten Schritte. Als das Staatstheater Braunschweig gemeinsam mit Bechtle das ECM-System ELOprofessional zur Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung einführte, sollte daher auch das Vertragsmanagement zentralisiert und digitalisiert werden. Das Staatstheater wollte damit große Teile des Vertragsmanagements automatisieren, die Prozesse beschleunigen und die einzelnen Schritte nachvollziehbarer machen. Die Lösung musste aber auch flexibel genug sein, um die speziellen Anforderungen des Staatstheaters abzudecken. Vorhandene Kalkulationen sollten integriert und Dokumente recherchierbar und rechtssicher archiviert werden.
Die Einführung der digitalen Vertragsmanagementlösung wird unsere Arbeitsabläufe nachhaltig verbessern. Alle Fachbereiche, ob Regie oder Technik, Bühnenbau oder Angebotsmanagement, sind von der Lösung begeistert. Dank ELO und der Anpassung an unsere Bedürfnisse und Prozesse durch Bechtle läuft nun alles automatisiert und wird zentral verwaltet. Das reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Prozess der Vertragserstellung für Gastspiele und Vermietungen. Wir finden es toll, dass es jetzt so einfach funktioniert.
Stefan Mehrens, Verwaltungsdirektor, Staatstheater Braunschweig
Lösung.
Für Bechtle hieß das: Das bereits eingesetzte ELOprofessional musste entsprechend den Anforderungen und dem Bedarf des Staatstheater Braunschweig erweitert und angepasst werden. Viele Prozesse waren dabei unter einen Hut zu bringen und mussten in der ELO Business Solution Contract abgebildet werden. Dazu modifizierte Bechtle die Standardlösung so, dass viele bisher nicht enthaltene Elemente integriert wurden. So entwickelte Bechtle beispielsweise spezielle Formulare für Gastspiele, Kalkulationen oder den Besucherservice. Nach und nach bildete die modifizierte Lösung so den gesamten Workflow des Staatstheaters ab – von der Interessenbekundung über die Planung und Genehmigung bis hin zur Vertragsgestaltung und -abwicklung. Jede am Prozess beteiligte Abteilung sollte automatisch informiert werden, sobald eine bestimmte Phase erreicht war. Dazu musste jedoch zunächst die bisher und auch weiterhin verwendete Kalkulation in einem Excel-Formular nach ELO übertragen werden. Bechtle schaffte es, dass alle relevanten Daten aus der Excel-Datei nun automatisch in die entsprechenden Formularfelder von ELO übertragen werden. So sind alle Formulare immer korrekt und vollständig, während die Abteilung Vertragsmanagement weiterhin im gewohnten Format arbeiten kann. Darüber hinaus stehen die Informationen und die daraus resultierenden Maßnahmen nun sofort in ELO zur Genehmigung und Freigabe zur Verfügung. Dabei stellte Bechtle sicher, dass alle Informationen in ELO zentral und transparent verwaltet werden. Dazu dokumentiert die Anwendung alle Formulardaten lückenlos, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Aktion durchgeführt hat. Durch die digitale Archivierung sind zudem alle Dokumente schnell und einfach wieder auffindbar.
Nachdem Bechtle die Software an die Prozesse des Staatstheaters Braunschweig angepasst hatte, gab es mehrere Testphasen. So wurde sichergestellt, dass alle Funktionen wie geplant funktionieren und alle beteiligten Abteilungen zufrieden sind. Während dieser Tests nahm Bechtle noch kleinere Anpassungen vor, um die Lösung weiter zu optimieren. Nach der Sommerpause wird die Lösung in den Produktivbetrieb übergehen und zur neuen Spielzeit vollständig zur Verfügung stehen.
Vorteile/Nutzen.
Mit der digitalen Vertragsmanagementlösung in ELO schuf Bechtle im Staatstheater Braunschweig deutlich schnellere und weniger fehleranfällige Prozesse. Manuelle Rücksprachen und Abstimmungen sind kaum noch notwendig. Stattdessen werden alle wichtigen Aufgaben automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Das spart nicht nur Zeit, sondern entlastet auch die Mitarbeitenden. Die automatische Übernahme der Daten aus dem ursprünglich verwendeten Excel-Dokument sorgt zudem für einen sauberen und fehlerfreien Datentransfer sowie eine nahezu vollständig automatisierte Vertragserstellung. Dank der zentralen Datenhaltung sind nun alle relevanten Informationen zu einem Gastspiel oder einer Vermietung an einem Ort zu finden. So können alle Beteiligten die einzelnen Prozessschritte jederzeit nachvollziehen. Das Berechtigungskonzept von ELO stellt zudem sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. So sind alle relevanten Daten jederzeit geschützt. Mit der neuen Lösung etablierte das Staatstheater Braunschweig eine moderne, effiziente und flexible Arbeitsweise, die den Verwaltungsaufwand reduziert. Die tägliche Arbeit der Angestellten des Staatstheaters Braunschweig wird dadurch erheblich erleichtert.