Herausforderung.
Das Staatstheater Braunschweig bespielt die Sparten Musiktheater, Schauspiel, Tanztheater, JUNGES! Staatstheater und Staatsorchester, die pro Spielzeit durchschnittlich 35 Premieren und zehn Sinfoniekonzerte an drei Spielstätten und einer Freilichtbühne feiern. Der Malsaal, die Tischlerei, Maske, Schauspiel, Tanz und viele weitere Abteilungen arbeiten dabei Hand in Hand – jeder mit eigenem Budget und Verantwortung darüber. Bislang gaben diese Abteilungen beim Staatstheater Braunschweig die sie betreffenden Rechnungen in Papierform frei. Per Mail eingegangene Rechnungen wurden dazu ausgedruckt, auf einem Zwischenkonto erfasst, in die Hauspost gegeben, von den Budgetverantwortlichen unterzeichnet, zurückgeschickt, in der Buchhaltung von der Verwaltungsdirektion und Rechnungsleitung gegengezeichnet und nochmals gebucht. Ein langer und umständlicher Weg, der zu vielen Verlusten führte. Rechnungen gingen verloren oder dauerten im Umlauf so lange, dass Mahngebühren fällig wurden. Das wollte das Staatstheater Braunschweig mit der Einführung des digitalen Büros ändern. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte den Rechnungslauf nahezu automatisieren, Prozesse vereinfachen und die Zahlung beschleunigen. Verschiedene Anbieter und Dienstleister wurden mit den Anforderungen der eigenen Prozesse abgeglichen und Details der Anwendungen hinterfragt.
Mit dem von Bechtle eingeführten ELO System sind wir rundum zufrieden. Endlich brauchen Rechnungen vom Eingang über Freigabe bis Bezahlung nur noch eine kurze Zeitspanne. Selbst wenn jemand im Urlaub oder krank ist, haben wir alle Rechnungen und bald auch die Verträge für Vermietung und Gastspiele im Blick. Wir wissen jetzt immer, wo wir anknüpfen müssen. Mit ELO gibt es aber auch unendlich viele Möglichkeiten, unsere Prozesse zu digitalisieren. Klar ist, dass wir mit ELO und Bechtle unserem Haus noch viel Gutes tun können.
Stefan Mehrens, Verwaltungsdirektor, Staatstheater Braunschweig
Lösung.
Am Ende des Ausschreibungsprozesses entschied sich das Staatstheater Braunschweig dafür, die Digitalisierung mit Bechtle und ELO Digital Office durchzuführen. Dazu nutzte Bechtle die bereits vorhandene Server-Infrastruktur vor Ort und ergänzte die bestehenden Scanner. Den Ist-Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung vor Augen, entstand ein an ELO angepasster Soll-Prozess für den digitalen Rechnungslauf, den Bechtle in die Grundinstallation der ELO-Systeme mit passenden Datenbanken einbaute. Dazu richtete Bechtle eine spezielle Mail-Adresse ein, von der die ELO Professional Suite alle eingehenden Rechnungen – egal, ob per Post und gescannt oder per E-Mail – automatisch an das Modul ELO DocXtractor weitergibt. Mit seinen intelligenten Erfassungsprozessen analysiert und klassifiziert das Modul Dokumente und verifiziert sie. Dazu extrahiert ELO die Informationen auf der Rechnung und gleicht sie mit den Informationen in dem vom Staatstheater Braunschweig eingesetzten Buchhaltungsprogramm base4IT ab. Bechtle implementierte hierzu eigens eine Schnittstelle zwischen ELO und base4IT. Dadurch können alle gebuchten Belege passend zu den Budgetplanungen und Berichten der Abteilungsleiter aufgerufen werden. Einmal erkannte Rechnungen sortiert ELO – mit Unterstützung der Buchhaltung – nach Kostenstelle, Konto, Steuerschlüssel und Text und schickt sie digital direkt an die Budgetverantwortlichen zur Freigabe.
Jede Abteilung erhielt von Bechtle eine eigene Zuteilung in ELO. So empfängt jeder Bereich des Staatstheaters Braunschweig die Rechnungen in einer für ihn passenden Form – mal geht die Rechnung direkt an die Leitung, mal an die Assistenz oder einen anderen Ansprechpartner. Enorm flexibel lässt sich dies jederzeit in ELO wieder rückgängig machen. So kann die Buchhaltung etwa bei einem Intendantenwechsel mit wenigen Klicks die neuen Budgetverantwortlichen zuweisen und ELO nach deren Bedürfnissen selbst anpassen. Die Abteilungen bestimmen selbst, wie Rechnungen bei ihnen laufen sollen, damit die Freigabe reibungslos erfolgt. Die Buchhaltung wird damit den vielen unterschiedlichen Charakteren des Staatstheaters gerecht, die Zahlen werden transparenter und sind vertrauter für Künstler, Handwerker und Co. Bechtle half dem Staatstheater nicht nur bei der Umsetzung des Rechnungsprozesses in die digitale Form und der Einführung in die neuen Prozesse, auch Schulungen gab es. Kleinere Optimierungswünsche, wie die Abbildung von Kreditkarten- neben Kassenbelegen in ELO, setzte Bechtle ebenfalls bereits um. Und weitere Projekte zur Digitalisierung mit Bechtle und ELO sind bereits in Arbeit: Alle Bestellungen des Hauses werden bald am Staatstheater Braunschweig über ELO erfasst werden, um sie später den Rechnungen zuzuordnen. Außerdem wird das Vertragsmanagement digitalisiert. Verträge zur Anmietung der Spielhäuser des Staatstheaters Braunschweig und für Gastspiele werden dazu in ELO erfasst und abgewickelt. Das erleichtert zukünftig die Kostenanalyse und das Qualitätsmanagement, etwa bei Gastspielen.
Vorteile/Nutzen.
Mit ELO sehen die Verantwortlichen im Staatstheater Braunschweig mit einem Klick, wer welche Rechnung wann freigegeben hat, und können sie mit einem weiteren Klick freizeichnen. Das schafft enormes Vertrauen in die Zahlen für die Budgetverantwortlichen. Der Freigabeprozess verkürzte sich dank Bechtle mit ELO von Tagen und Wochen auf zum Teil wenige Minuten. Selbst in den Theaterferien können die Mitarbeitenden jederzeit auf ihre Budgets und Rechnungen zugreifen. Die klare Struktur, die einfache Nutzung und die große Flexibilität erleichtern die Budgetplanung. Weitere in ELO digitalisierte Prozesse wie die Verarbeitung von Kreditkartenabrechnung und Kassenbelegen oder das Vertragsmanagement erleichtern die Verwaltungsarbeit des Staatstheaters Braunschweig zusätzlich.