„Wir schreiben einen Leitfaden zum Digital Office aus der Cloud – möchtet ihr euch da beteiligen?“ Das war die Frage von Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, an unseren Marketingleiter, meinen Kollegen Markus Kick. Da gibt es nicht viel zu überlegen: Wenn der größte deutsche Digitalverband ruft, dann sind wir natürlich dabei!
Mit diesem Thema beschäftige ich mich in meinem Arbeitsalltag zusammen mit Kunden beinahe täglich. Wenn wir über aktuelle Herausforderungen sprechen, erwähnen sie immer wieder, dass ihre Geschäftsprozesse nicht mehr zu ihrer aktuellen Plattform passen. Sie berichten mir davon, dass ihnen die bisherigen Prozesse Geschwindigkeit rauben, sodass beispielsweise zu viel Zeit verstreicht, bis sie Angebote verschicken, neue Produkte auf den Markt bringen oder neue Kolleginnen und Kollegen wirksam onboarden können.
Daraufhin analysieren wir gemeinsam die aktuelle Situation – und zwar weit über die reine IT-Aufstellung hinaus: die Organisation, die Stakeholder und Prozessbeteiligten, die Prozessschritte und vieles mehr. Erst dann kommt tatsächlich Technologie ins Spiel und wir – unsere IT-Business-Architekt:innen, Techniker:innen und ich – stellen gemeinsam mit dem Kunden einen Plan auf, wie wir bisherige Prozesse und Arbeitsweisen verschlanken, optimieren und, wo nötig und möglich, auch vollständig digitalisieren.
Also Gründe genug, sich dem Autor:innenteam für das Bitkom-Projekt anzuschließen und Erfahrungen aus der Praxis mit einzubringen.
Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.
Wir sind im September 2021 zum Team gestoßen, da war die Arbeit schon in vollem Gange. So haben wir uns erstmal mit Projektleiter Nils abgestimmt, wie unser Beitrag idealerweise aussehen könnte. Das war schon die erste tolle Erfahrung: Wir haben offen diskutiert, wie wir mit unserer Perspektive Wert stiften können. Nachdem die inhaltlichen Hauptbestandteile schon weitestgehend standen, habe ich vorwiegend als Editorin mitgearbeitet: Ich verfolgte den Fortschritt in den Kapiteln, brachte Kommentare und Anmerkungen ein, die wir dann im Team weiter diskutierten und bewerteten.
Dieses Miteinander auf Augenhöhe hat die komplette Arbeitsphase geprägt – immerhin hat sich das gesamte Team nicht ein einziges Mal in Präsenz getroffen. Die meiste Zeit haben wir online, asynchron und in Echtzeit gemeinsam an einem Dokument gearbeitet, die Versionierung sichergestellt und so den Leitfaden immer weiterentwickelt. Interessanterweise haben wir so auch direkt die Essenz des digitalen Büros auf Herz und Nieren getestet – und ich kann sagen: Ja, es funktioniert, sogar ganz hervorragend! So viele Autor:innen unter einen Hut zu bringen, ist allerdings mit althergebrachten, nur ansatzweise digitalen Lösungen nicht darstellbar.
Mein Fazit.
In kollaborativer Teamleistung entstand ein praxisorientierter Leitfaden, der Anwendungsszenarien in den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Ressourcenplanung (ERP) und Dokumenten- und Workflow-Management (ECM) vorstellt und Anforderungen an die Lösungen definiert sowie einen Ausblick gibt. Ein nützlicher Quick Guide für Unternehmen – und eine tolle Erfahrung für uns als Mitwirkende.
Hier geht es zum Download des kostenlosen Bitkom-Leitfadens:
