Desk Sharing: Moderne Tools statt Buchungschaos.
von Martin Quintes
Homeoffice und hybrides Arbeiten – die meisten Organisationen haben sich mittlerweile auf diese Arbeitsweisen eingestellt. Die Folge des Arbeitens von Zuhause: Nicht mehr alle Mitarbeitende brauchen einen festen Arbeitsplatz. Der aktuellen Situation geschuldet, bestimmen darüber hinaus Abstandsregeln die Belegungen für Büros und eine Vollbelegung ist in vielen Unternehmen gar nicht möglich. Doch der Shared Desk hält als Trend schon länger Einzug in die Berufswelt – kein Wunder, denn wenn sich mehrere Personen Arbeitsplätze teilen, bringt das viele Vorteile.
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- Für Büroraum wird weniger Platz benötigt. Im Zuge der steigenden Mieten können Unternehmen Kosten sparen, indem sie kleinere Gebäude anmieten. Werden eigene Bürokomplexe gebaut, können diese kleiner und kostengünstiger geplant werden.
- Wechselnde Arbeitsplätze fördern die Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeitende mit Personen aus verschiedenen Teams zusammenarbeiten, wächst das Zusammengehörigkeitsgefühl. Informationen werden jenseits der Teamgrenzen ausgetauscht und damit der Blickwinkel erweitert. Das kann die Kreativität und modernes Arbeiten im Unternehmen fördern.
- Mitarbeitende erhalten Freiräume. Unternehmen können dank moderner Arbeitsplatzkonzepte besser auf die Mitarbeitenden eingehen – indem verschiedene Arbeitsplätze für unterschiedliche Arbeitsweisen zur Verfügung gestellt werden. So können Firmen Zonen einrichten, in denen ungestörtes Arbeiten möglich ist. In anderen Bereichen treffen sich Projektteams zum Austausch in einer größeren Gruppe oder zur Absprache im Tandem.
Moderne Unternehmen setzen auf ein durchdachtes Arbeitsplatzkonzept, in dem ihre Mitarbeitenden die notwendige Flexibilität und den Freiraum erhalten, um optimal arbeiten zu können.
Warum Desk Sharing eine Strategie benötigt.
Also: Arbeitsplätze teilen – und schon funktioniert das Konzept? So einfach ist es nicht. Denn um die Vorteile des Desk Sharing nutzen zu können, bedarf es einer strategischen Vorarbeit – sonst enden die Absprachen zwischen Teams und das Suchen von nicht belegten Arbeitsplätzen schnell im Chaos.
Darüber hinaus ist ein strukturiertes Change Management sinnvoll und wichtig. Denn das Auflösen fester Arbeitsplätze bedeutet für die Mitarbeitenden eine Veränderung – in der Arbeitsweise, aber auch im persönlichen Arbeitsalltag. Nur wenn Sie hier die Teams mit ins Boot nehmen, die Vorteile und Vorbehalte thematisieren sowie Regeln für die Zusammenarbeit in hybriden (Desk Sharing) Situationen aufstellen, kann das Projekt zum Erfolg werden.
Digitale Tools unterstützen Sie dabei, Desk Sharing richtig anzugehen. Mitarbeitende erhalten auf einen Blick freie Arbeitsplätze angezeigt, das Facility Management hat weniger Verwaltungsaufwand. Das spart Zeit und Stress. Doch wie sieht ein modernes Tool zur Ressourcen- und Arbeitsplatzverwaltung aus und wie können Sie es in Ihrem Unternehmen optimal einsetzen?
Die optimale Lösung für Ihr Unternehmen: Desk-Sharing-Systeme.
Bechtle und HanseVision bieten zwei Lösungen für die digitale Verwaltung Ihrer Arbeitsplätze: die von Bechtle selbstentwickelte Standardsoftware BELOS (Bechtle Event Logistik & Organisationssystem) und die Standardsoftware Ressource Central des Herstellers Add on Products. Je nach Anforderungen Ihres Unternehmens stellen wir die passende Lösung gemeinsam mit Ihnen zusammen.
Wie diese im Detail funktioniert? Ihre Mitarbeitenden erhalten damit einen Überblick über freie Desks und können Arbeitsplätze einfach buchen. Das geht ganz einfach aus der unternehmenseigenen Outlook-Anwendung – aber auch von unterwegs, von einer dafür eingerichteten Web- oder Smartphone App aus. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Displays oder beispielsweise QR-Codes direkt am Arbeitsplatz zu integrieren. Ihr Team kann diesen dann abscannen und sieht, ob der Platz frei ist oder nicht.
Bei all diesen Lösungsmöglichkeiten steht im Vordergrund, dass Ihr Team schnell auf freie Arbeitsplatzressourcen zugreifen kann. Doch mit der einfachen Buchung eines Arbeitsplatzes ist es meist noch nicht getan. Nachfolgend finden Sie weitere Anforderungen an ein Desk-Sharing-System:
- Technische Ausstattung. Mitarbeitende müssen wissen, ob der gebuchte Arbeitsplatz beispielsweise mit der passenden Docking-Station oder mehreren Bildschirmen ausgestattet ist.
- Serienbuchung: Viele Mitarbeitende möchten an einem bestimmten Tag oder in aufeinanderfolgenden Tagen ins Office kommen und wollen dafür möglichst den gleichen Arbeitsplatz nutzen.
- Teambuchungen: Ein Team möchte zur Zusammenarbeit nebeneinanderliegende Arbeitsplätze buchen.
- Anker-Arbeitsplätze: Einzelne Plätze von Personen mit Schlüsselfunktionen sollen diesen automatisch zugeordnet sein und freigegeben werden können, wenn sich die Person im Homeoffice befindet.
- Personensuche: Viele Mitarbeitende wünschen sich, den Sitzplatz weiterer Teammitglieder einfach über eine Suche ermitteln zu können.
All diese Wünsche können die Lösungen von Bechtle und HanseVision, dank ihres modularen Aufbaus, erfüllen. Dafür setzen wir die jeweils für Sie passende Lösung entlang Ihrer Anforderungen maßgeschneidert für Sie auf. Die Software kann sowohl als vollumfängliches Ressourcenmanagement-System in Ihrer Infrastruktur integriert werden, aber auch als Stand-alone-Lösung für die reine Arbeitsplatzbuchung genutzt werden.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Gemeinsam erarbeiten wir Ihre spezifische Lösung. So sparen Sie Kosten und Zeit – und lassen das Projekt Desk Sharing in Ihrem Unternehmen zum Erfolg werden.
