Projektübersicht

Liefertreueprojekt               EDI               RPA Use Case               

Prozessmanagement

Pfeil gibt Auskunft über den aktuellen Entwicklungsstand in % des Projekts an 

• Grün: Projekt im Zeitplan 
• Orange: Verzögerungen im Projekt
• Rot: Projekt aus einem bestimmten Grund pausiert/gestoppt

Liefertreueprojekt

Iteration:	1 und 2	Aktueller Status:
Verantwortlich:	LuS: Tim Höftmann IT: n/a	Iteration 1:
Projekt:	Liefertreue Kunde	Iteration 2:
Ziele:	- Iteration 1: Kundenzufriedenheit steigern durch verlässliche Angaben der Lieferzeit und Verfügbarkeit - Iteration 2: Datentransparenz im Bechtle Systemverbund schaffen (SAP, NAV, Shop)

Aktueller Stand: 

• Iteration 1 live in allen Ländern seit 02.01.2023
• Iteration 2 live in allen Ländern seit 23.06.2023

Nächster Schritt:

• Nacharbeiten und Bug Behebungen der Iteration 2

• Planung und Konzipierung Iteration 3 (u.a. Echtzeitdaten)

Aktueller Stand: 

• Höhere Qualität der Liefertermine bei FF Bestellungen und Standardbestellungen, die nach der Cut Off Zeit bestellt wurden (es wird nicht mehr der nächste Tag ausgegeben!) Steigerung um 12% Liefertreue

Nächster Schritt:

• Liefertermine sollen über EDI übermittelt werden
• Definition einer Regel für Abwertungen seitens Ingram
• Aufbau einer Continuous Order Response 
• CutOff Zeit Berücksichtigung bei Lagerkonsolidierung

Aktueller Stand: 

• DESADV & Order Response erhalten nun einen Liefertermin (Umsetzung März 2023)
• Abschaltung von Eingangsbestätigungen (Umsetzung 2023)

Nächster Schritt:

• Bestellungen nach CutOff Zeit sollen den richtigen Liefertermin erhalten
• Per EDI wird der falsche Status als Allocation übermittelt 
• Funktionierender Tracking Link im DESADV

Aktueller Stand: 

• Fehlerursache und Maßnahmen zur Verbesserung definiert 

Nächster Schritt:

• Lieferant soll keine Liefertermine mehr auf ein Wochenende setzen (EDI) 
• Im DESADV soll ein aktuelles Liefertermin mitgegeben werden.
• Der Puffer bei Lagerbestellungen soll reduziert werden, der Lieferant liefert früher!

Aktueller Stand: 

• Es werden keine ETAs to follow mehr übermittelt wenn Lagerware verfügbar ist

• Lieferant gibt nun Liefertermine in den Order Responsen und im DESADV an

Nächster Schritt:

• Lieferant soll auch auf PDF Bestellungen eine EDI Order Response zurücksenden
• Einige Lieferavis werden zurzeit nicht verarbeitet

Aktueller Stand: 

• Es werden in der Order Response und im DESADV Endkundenliefertermin übermittelt 

Nächster Schritt:

• Definition einer CutOff Zeit + Berücksichtigung

Aktueller Stand: 

• Fehlerursache und Maßnahmen zur Verbesserung definiert 

Nächster Schritt:

• Die Anlage von neuen Kreditornummern für BlueStar Frankreich, Deutschland, Ungarn, Tschechien wird geprüft!

Verarbeitung EDI-Rückmeldungen auf Mail Bestellungen

Lieferant	Ingram	Aktueller Status:
Verantwortlich:	Carolin Hirsch
Projekt:	Response-Nachrichten (AB,LA & RE.) auf manuelle Bestellungen via EDI erhalten
Ziele:	Entlastung des EKs und Lager durch automatische Verarbeitung der Daten

Aktueller Stand: 

• In allen Ländern mit einer EDI-Schnittstelle (ausgenommen BENELUX) erhalten wir bereits Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen auf PDF-Bestellungen
• Optimierung der Qualität und Quantität der Nachrichten 

Nächster Schritt:

• Projektabschluss

Lieferant	PDF Lieferanten (DE + EU)	Aktueller Status:
Verantwortlich:	Carolin Hirsch
Projekt:	Reduzierung von PDF-Bestellungen
Ziele:	Reduzierung von manuellen Bestellungen, Automatisierung des Bestellprozesses, Reduzierung Pflege von AB, LA und SN

Aktueller Stand: 

• Prüfung der Angaben aus dem Einkauf

Nächster Schritt:

• Eskalation bei fehlenden Daten durch Teamleitung und anschließend Bereichsleitung
• Anbindung der Lieferanten an das Best Portal

HP Inc. – Ausbau BTO (Konfigurationen) 

Konfigurationen sollen von allen Vertriebsgesellschaften jeweils direkt aus NAV konfiguriert, die Artikelanlage automatisiert und das Bestellen via EDI-Schnittstelle ermöglicht werden

Aktueller Stand: 

• Onboarding HH Kunde: Dataport & HAWH
• Erste Konfiguration über neuen Prozess ist erfolgt

Nächster Schritt:

• Ausrollung aller Kunden innerhalb Systemhaus HH
• Ausrollung auf die restlichen 20 Systemhäuser / 70 Warenkörbe

HPE – Ausbau CTO (Konfigurationen) Business  

Konfigurationen sollen analog Projektteil 1 (Standardware) via EDI bestellt werden, hierzu sind neue Artikelanlage- und Vertriebsprozesse notwendig.
Erhalt aller Response-Nachrichten.

Aktueller Stand: 

• Neuer Anforderungskatalog von HPE für CTO-Bestellungen liegt vor
• Mapping Abstimmungen finden zwischen den Teilbereichen (IT/BPM/EDI/PM) statt
• Erstellen eines neun Makros für die Artikelanlage

Nächster Schritt:

• Aufbau Test EDI-Mapping
• Erweiterung des ERP durch neue Felder, damit alle von HPE angeforderten Bestellinformationen übertragen werden

DELL – Ausbau EDI Schnittstelle(n)

Einführung einer produkt- und angebotsunabhängigen EDI-Schnittstelle inkl. aller Response-Nachrichten 

Aktueller Stand: 

• Erhalt der ersten ABs via EDI
• Bereinigung einzelner Fehler in der AB

Nächster Schritt:

• Roll-out der gesamten EDI-Schnittstelle auf alle Systemhäuser
• Steigerung der AB-Quote
• Aktivierung von LA

Automatische Abwicklung Sammelbestellungen 

Bestellanforderungen von Sammelbestellungen sollen nach einem Regelwerk automatisch bestellt werden, es sollen nur noch die Anforderungen übrig bleiben, bei welchen ein manueller Aufwand notwendig ist. Dadurch Fokus der manuellen Bearbeitung auf ertragsrelevante Aufträge oder Aufträge mit Bedarf zur Klärung.

Aktueller Stand: 

• Programmierung seitens IT getestet
• Nachbesserung der Programmierung angefragt
• Parameter für Regelwerk in Klärung mit Procurement Management und PUMA

Nächster Schritt:

• Entwicklungen IT testen

Angebotstool

Zentrales Tool, über welches zukünftig die Produktanfragen mit fest definierten Inhalten eingepflegt und über welches die Anfragen an den Lieferanten versendet werden sollen. Die zurückgemeldeten Angebote der Lieferanten müssen verglichen werden können, bereits getätigten Anfragen sollen archiviert werden, um eine Historie zwecks Preises, Verfügbarkeit, etc. zu erhalten. Die Daten aus den Angeboten sollen nach verschiedenen Parametern ausgewertet werden können.

Aktueller Stand: 

• Zusätzliche Anforderungen mit ausgewählten Lieferanten + Einkauf besprochen
• Externer Dienstleister entwickelt aktuell Ergänzungen

Nächster Schritt:

• Programmierungen testen

Diverse Änderungen Qualitätsmeldungen Teil 2

Das System soll an die Prozessänderungen angepasst, Falscheingaben vermieden, korrektes Bearbeiten vereinfacht und die Abwicklung dadurch effizienter werden.

Aktueller Stand: 

• Weitere Anforderungen wurden produktiv genommen

Nächster Schritt:

• Umsetzung weiterer Anforderungen seitens IT

Die Funktionalität des Online-Checks wurde zum 22.05.2023 abgeschalten. Diese Entscheidung musste aus zwei Gründen getroffen werden: 

• 1. Altersbedingte Abschaltung des bisherigen Servers auf dem die Online-Checks aufgerufen wurden. Der Server und die entsprechende IT-Plattform zum Betrieb der Online-Checks ist in die Jahre gekommen und müsste auf einen neuen Server umgezogen sowie die Funktionalität neu entwickelt werden. Dieser Aufwand stand in keinem Verhältnis zur Nutzung der Online-Checks.
• 2. Nutzung Online-Check? Die aktuelle Nutzung der Online-Check's lag am Tag bei ca. 30 Aufrufen
   

- Weil wir bei den meisten Lieferanten mittlerweile eine 2-stündige Verfügbarkeitseinlesung haben, wurde entschieden, dass wir die Online-Checks aus den oben genannten Gründen abschalten