Doch daraus ergeben sich für Unternehmen neue Herausforderungen: Welche Rolle nimmt das Büro in Zukunft ein? Wie können Mitarbeitende Meetings in dieser Struktur am optimiert durchführen? Und hybrid arbeiten? Welche Tools und Technologien braucht es dafür? Ein Blick in die Unternehmen zeigt: Gerade beim Thema hybride Meetings fehlt es an der passenden Ausstattung. Und dabei geht es weniger um die Hardware der Mitarbeitenden, sondern vor allem um die Technik in Meeting-Räumen. Denn viele Räume sind darauf ausgerichtet, größeren Gruppen im selben Raum die bestmögliche Arbeitsumgebung zu bieten. Nicht Arbeitsgruppen, die über drei Kontinente verteilt sind. Da besteht dringend Handlungsbedarf.

Wir haben sechs Fragen rund um das Thema Meeting-Räume in der hybriden Arbeitswelt für Sie zusammengestellt und beantwortet. Damit möchten wir Ihnen Lösungsansätze Ihr Unternehmen bieten.

  1. 1. Warum sollten Unternehmen in die moderne Ausstattung von Meeting-Räumen investieren?

Um effizient zu arbeiten. Und dafür benötigen Mitarbeitende die passende Technik. Aus einem gut ausgestatteten Meeting-Raum können hybride Meetings effizient und störungsfrei abgehalten werden. Zusätzlich ist es Mitarbeitenden möglich, Videokonferenzen schnell und einfach aufzusetzen, problemlos abzuhalten und Ergebnisse sowie Ideen mühelos zu teilen. Das spart Zeit und bildet die Grundlage für kreatives und effektives Arbeiten in dezentral organisierten Teams.

Moderne Technik ist darüber hinaus weniger wartungsaufwendig – das wiederum entlastet die IT-Abteilungen. Und letztlich wirkt sich eine moderne Arbeitsumgebung positiv auf das Image des Unternehmens, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie die Attraktivität als Arbeitgebender aus. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das viel wert. Denn Talente können von überall aus zusammenarbeiten und müssen für den Traumjob nicht gleich umziehen. Funktioniert die Technologie, gelingt auch der Austausch im Team.

  1. 2. Welche Plattform eignet sich am besten für hybride Meetings und Meeting-Räume?

Zu einem störungsfreien Meeting-Erlebnis gehören zwei Dinge. Erstens: moderne, aufeinander abgestimmte und vor allem flexible Konferenzlösungen – im Idealfall von einem ganzheitlichen Hersteller. Und zweitens: die richtige Collaboration-Plattform. Eine der meistgenutzten Plattformen ist Microsoft Teams. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, auch in hybriden Teams.

Dennoch braucht jedes Unternehmen eine passende Strategie, um hybride Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Microsoft Teams bündelt Chats, Besprechungen, die Dateifreigabe und Business-Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies: Sie müssen nicht zwischen unzähligen Tools hin und her switchen, sondern bewegen sich in einer Umgebung. Das spart Zeit, vermeidet langes Suchen und trägt zu einer modernen Arbeitsweise bei, die Spaß macht. Wie wichtig diese Tools sind, zeigen Statistiken: Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und Outlook gehören zu den Top 20 der meistgenutzten Cloud-Dienste. Übrigens: Produkte von Lenovo sind für den Einsatz mit Microsoft Teams zertifiziert – Software und Hardware arbeiten Hand in Hand. Ihre Mitarbeitenden können das bekannte Teams Interface nutzen, um Meetings zu starten – und somit effizient, ortsunabhängig und sicher zusammenarbeiten.

  1. 3. Wie sieht eine bezahlbare Lösung aus, um bestehende und neue Meeting-Räume mit moderner Technologie auszustatten?

Nichts ist ärgerlicher als ein Meeting, das mit technischen Schwierigkeiten beginnt. Zeitverlust, Frustration und Ablenkung sind die Folgen – doch diese Herausforderungen können Sie einfach beheben. Wichtig ist, dass Sie ein durchgängiges Konzept aufsetzen, also eine Collaboration-Plattform wie Microsoft Teams sowohl im Homeoffice als auch auf Devices in den Meeting-Räumen nutzen. Darüber hinaus ist es wichtig, Meeting-Räume standardisiert auszustatten (siehe nächster Punkt), damit sich die Anwender:innen schnell zurechtfinden und auch von unterwegs einfach und bequem an Meetings teilnehmen können.

Die ThinkSmart Konferenzraumlösungen von Lenovo vereinen all diese Punkte: Von Einzelbüros über Huddle Spaces bis hin zu großen Besprechungsräumen bietet Lenovo skalierbare Lösungen inklusive des benötigten Zubehörs für jeden Konferenzraum. Ein kosteneffizientes, technisches Upgrade für bestehende Meeting-Räume ist damit ebenso möglich wie die Einrichtung vollkommen neuer Besprechungsräume. Beispielsweise können Sie mit dem ThinkSmart Core Full Room Kit Konferenzräume komplett mit Unified Communication (UC)-Technologie ausstatten. Oder Sie entscheiden sich für das modulare Lenovo ThinkSmart Core und Controller-Kit für Räume, die bereits über A/V-Technologie verfügen.

  1. 4. Wie kann ich die Ausstattung meiner Meeting-Räume standardisieren und dabei sowohl die Verwaltung als auch die Handhabung möglichst einfach gestalten?

Ist jeder Meeting-Raum mit unterschiedlicher Hardware ausgestattet, kann die Verwaltung schnell zur Herausforderung werden. Der bessere Ansatz: Modernisieren Sie Ihre Meeting-Räume durch Standardisierung wie beispielsweise den ThinkSmart Manager. Mit dieser intelligenten Verwaltungssoftware kann Ihr IT-Team alle installierten ThinkSmart Geräte problemlos per Fernzugriff bereitstellen, überwachen, verwalten und etwaige Fehler beheben.

Darüber hinaus sollten Sie bei der Auswahl der Komponenten im Meeting-Raum darauf achten, dass sie nicht als Einfallstor für Cyber-Kriminelle genutzt werden können. Denn kaum eine Videokonferenz findet heute mehr statt, ohne dass über sensible Daten, Innovationen oder Personalentscheidungen gesprochen wird. Geräte wie der ThinkSmart Hub oder der ThinkSmart Core enthalten bereits einen optimalen Schutz: ThinkShield. Diese integrierte Suite von Sicherheitslösungen dient dem umfassenden Schutz von Geräten und Daten. Sowohl der Lenovo ThinkSmart Hub als auch der Lenovo ThinkSmart Core und Controller sind mit einem Kensington MiniSaver-Schloss ausgestattet, um das Gerät physisch zu sichern. Somit schützen Sie Ihr Unternehmen vor Cyber-Angriffen und die Devices vor Diebstahl.

  1. 5. Wie sehen konkrete Lösungen für das hybride Arbeiten aus?

Beispielsweise wie die Lenovo ThinkSmart Konferenzraumlösungen, in Verbindung mit den Ready For Smartphones von Motorola, für eine einfache Teilnahme an einer Videokonferenz von unterwegs. Die Ready-For-Lösungen ermöglichen eine völlig neue Art, mit Smartphones zu arbeiten und an Konferenzen teilzunehmen. Sowohl unterwegs als auch im Homeoffice. Denn die Technologie schafft es, dass über denselben Bildschirm auf Smartphone-Apps und PC-Dateien zugegriffen werden kann.

Oder wie zum Beispiel Lenovo Notebooks, z. B. das Lenovo ThinkPad X13s mit Smartphone-Erlebnis und langer Akkulaufzeit, die ThinkPad Z-Serie oder die X1-Serie in Verbindung mit dem Lenovo ThinkSmart Core Teams für eine reibungslose Zusammenarbeit von Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice. Wichtig ist bei allen Lösungen, dass die Geräte ohne großen Aufwand kompatibel sind. Ohne zusätzliche Installationen von Apps. Und, dass sie vor allem sicher miteinander kommunizieren können.

  1. 6. Wie erhält man eine maßgeschneiderte Lösung und wer hilft mir bei der Installation vor Ort?

Ein gutes Benutzer:innen-Erlebnis ist ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Wahl moderner Meeting-Lösungen. Neben der geeigneten Technik dürfen innovative Raumkonzepte, die Kreativität und Zusammenarbeit fördern, nicht zu kurz kommen. Bei all diesen Herausforderungen stehen wir Ihnen zur Seite: Bechtle berät Sie zu Ihrem umfassenden Modern-Meeting-Konzept – und beleuchtet dabei Themen wie User Adoption und Change-Management, die passende Raumausstattung sowie die Einführung moderner Prozesse im Unternehmen.

Ergänzend dazu bieten die Lösungen von Lenovo viele weitere Vorteile. Allen voran den 3-Jahres-Premier-Support und für ausgesuchte Geräte sogar zusätzlich den 1-Jahr-Professional-Service. Dieser beinhaltet die Remote-Unterstützung beim Aufbau der Geräte, Bereitstellung und Wartung, Bestandsverwaltung, Dokumentation und Anwendungsempfehlungen für den optimalen Einsatz der Lenovo Produkte.

Webinar: Hybride Meetings – gekommen, um zu bleiben.

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